Jak zlikwidować i rozwiązać spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością

Niezależnie od powodów zamknięcia działalności gospodarczej jej zakończenie nie może nastąpić z dnia na dzień. Nim dojdzie do wykreślenia z rejestru przedsiębiorców, należy zaspokoić wierzycieli. Trzeba też sprostać dodatkowym obowiązkom rachunkowym. Dopiero wtedy wspólnikom wolno podzielić między siebie pozostały majątek

Rozwiązanie spółki z o.o., czyli innymi słowy ustanie jej bytu prawnego, następuje po przeprowadzeniu likwidacji, z chwilą wykreślenia z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Likwidacja jest podstawowym sposobem doprowadzenia do wykreślenia. Odrębnym przypadkiem jest ogłoszenie upadłości spółki, kiedy to do jej rozwiązania dochodzi po zakończeniu postępowania upadłościowego. Wyjątkowo również w razie łączenia, przekształcenia albo podziału spółki wykreślenie z rejestru spółek przejmowanej, łączących się albo przekształcanej następuje nie w wyniku likwidacji, ale z urzędu. Także spółka z o.o., która nie rozpoczęła działalności gospodarczej i nie zaciągnęła żadnych zobowiązań, może być wykreślona z rejestru tylko po przeprowadzeniu postępowania likwidacyjnego (uchwała Sądu Najwyższego z 18 stycznia 1994 r., sygn. III CZP 178/93).

Kiedy i dlaczego

Rozwiązanie spółki z o.o. może nastąpić, o ile zajdzie jedna z przyczyn określonych w kodeksie spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm., dalej: k.s.h.). Należą do nich: powody przewidziane w samej umowie spółki (np. upływ czasu, na jaki umowa spółki była zawarta, osiągnięcie celu, dla którego spółka została zawiązana), uchwalenie przez wspólników rozwiązania spółki albo przeniesienia jej siedziby spółki za granicę, ogłoszenie upadłości spółki oraz inne przyczyny przewidziane w przepisach szczególnych.

Oprócz wyżej przedstawionych przyczyną rozwiązania może być orzeczenie go przez sąd. Sąd jest uprawniony do wydania takiego wyrok m.in. na żądanie wspólnika lub członka organu spółki, jeżeli osiągnięcie jej celu stało się niemożliwe. Może być to spowodowane, przykładowo, konfliktem między wspólnikami, gdy wskutek sporów między dwiema ich grupami o zrównoważonej liczbie głosów nie sposób podejmować uchwał, co negatywnie wpływa na prawidłowe funkcjonowanie spółki (wyrok Sądu Najwyższego z 10 kwietnia 2008 r., sygn. IV CSK 20/08). Ponadto sąd rejestrowy może orzec o rozwiązaniu spółki wówczas, gdy nie zawarto jej umowy, określony w umowie przedmiot działalności jest sprzeczny z prawem albo umowa nie zawiera istotnych postanowień dotyczących firmy, przedmiotu działalności, kapitału zakładowego lub wkładów. Jeżeli sąd orzeknie – na wniosek osób mających w tym interes prawny albo z urzędu – o rozwiązaniu spółki, oznacza to wszczęcie postępowania likwidacyjnego. Praktyka wskazuje jednak na to, że do rozwiązania rzadko dochodzi na skutek orzeczenia sądu. Na ogół przyczyną jest podjęcie stosownej uchwały wspólników.

Także w organizacji

Likwidacja może być prowadzona także wobec spółki z o.o. w organizacji, czyli takiej, której umowę wprawdzie już zawarto, ale nie dokonano jeszcze wpisu tak powstałego podmiotu do rejestru przedsiębiorców. Likwidacja spółki z o.o. w organizacji następuje w sytuacji, gdy w terminie 6 miesięcy od zawarcia umowy nie zgłoszono spółki celem jej wpisu do KRS. Inną przyczyną będzie uprawomocnienie się postanowienia sądu rejestrowego odmawiającego spółce z o.o. wpisu. Przy czym przeprowadzenie likwidacji w takim przypadku będzie konieczne wtedy tylko, gdy spółka nie jest w stanie zwrócić wspólnikom wniesionych przez nich wkładów lub pokryć w pełni wierzytelności osób trzecich (ponieważ np. wydatkowała część wniesionych wkładów na podjętą już bieżącą działalność). Do likwidacji spółki w organizacji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące likwidacji zwykłej spółki z o.o. Jednakże chwilą rozwiązania będzie wtedy dzień zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników sprawozdania likwidacyjnego, a nie tak jak w przypadku spółki już zarejestrowanej, chwila wykreślenia z rejestru.

Gdy podstawą jest uchwała

Najczęściej spotykaną w praktyce przyczyną rozwiązania spółki z o.o. jest uchwała wspólników. Uchwała ta musi zostać stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza i wymaga kwalifikowanej większości dwóch trzecich głosów wspólników obecnych na zgromadzeniu. Umowa spółki może tu wprowadzać surowsze wymagania co do większości głosów, a także wprowadzać warunek kworum koniecznego do podjęcia uchwały (np. konieczność obecności wszystkich wspólników).

O rozwiązaniu i likwidacji spółki z o.o. wspólnicy mogą zadecydować z różnych względów. Szczególna sytuacja ma miejsce wtedy, gdy straty spółki wykazane w bilansie sporządzonym przez zarząd przewyższają sumę jej kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego. W tym przypadku zarząd, zgodnie z obowiązującymi przepisami k.s.h., zobowiązany jest niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki. Jeżeli wspólnicy uznają, że powinna ona zaprzestać działalności, to mogą podjąć uchwałę o rozwiązaniu. W tym wypadku wystarczająca jest bezwzględna większości głosów (czyli więcej niż połowa głosów oddanych za uchwałą).

Otwarcie likwidacji następuję z dniem powzięcia uchwały o rozwiązaniu spółki. Wspólnikom nie wolno tam wskazać wcześniejszej albo późniejszej daty otwarcia likwidacji aniżeli data wejścia w życie uchwały (postanowienie Sądu Najwyższego z 9 kwietnia 2008 r., sygn. V CSK 508/07). Również wpis do rejestru przedsiębiorców o otwarciu likwidacji i ustanowieniu likwidatora ma wyłącznie charakter deklaratoryjny i nie wpływa na zmianę daty otwarcia likwidacji.

Gdy zostanie otwarta

Otwarcie likwidacji nie ma wpływu na osobowość prawną spółki z o.o. Zachowuje ona zdolność prawną, zdolność do czynności prawnych, może być stroną umów cywilnoprawnych i pozywać oraz być pozywana aż do uprawomocnienia się postanowienia sądu rejestrowego o wykreśleniu jej z rejestru. Natomiast od chwili otwarcia likwidacji spółka powinna działać pod dotychczasową firmą z dodaniem oznaczenia „w likwidacji” (np. XYZ Transport Sp. z o.o. w likwidacji). Inny skutek to wygaśnięcie prokury. W trakcie samego postępowania nie jest również możliwe ustanowienie prokurenta. Z chwilą otwarcia likwidacji uprawnienie do reprezentowania spółki oraz prowadzenia jej spraw tracą członkowie zarządu, których mandaty wygasają. Są oni zastępowani przez likwidatorów.

Reprezentacja po otwarciu

Spółka z o.o. w okresie likwidacji reprezentowana jest przez likwidatorów. Powoływani są oni w uchwale o rozwiązaniu spółki lub w odrębnej. Jeżeli nie dojdzie do ustanowienia likwidatorów w uchwale wspólników, a umowa spółki nie zawiera żadnego szczególnego unormowania w tym przedmiocie, likwidatorami są dotychczasowi członkowie zarządu. W spółce w organizacji, która nie ma jeszcze zarządu, likwidatora wybiera zgromadzenie wspólników albo wyznacza sąd rejestrowy właściwy ze względu na siedzibę spółki.

Wspólnicy mogą w każdym czasie odwołać likwidatorów i powołać nowych. Przepisy nie wprowadzają również żadnych ograniczeń co do liczby likwidatorów. Oczywiście, jeżeli o rozwiązaniu spółki orzeka sąd, to może on wskazać likwidatorów i tylko sądowi wolno ich odwołać. Z żądaniem odwołania likwidatorów i ustanowienia innych mogą zwrócić się do sądu osoby mające w tym interes prawny (np. wierzyciel spółki w likwidacji, który uważa, że dotychczasowy likwidator działa na szkodę wierzycieli). Sąd władny jest również ustanowić likwidatora obok likwidatora powołanego w uchwale wspólników.

Likwidatorzy nie mogą udzielać prokury. Mogą natomiast ustanawiać pełnomocników na zasadach ogólnych oraz udzielać pełnomocnictw procesowych.

Poza pewnymi wyjątkami do likwidatorów stosuje się przepisy dotyczące zarządu spółki. Oznacza to, że dotychczasowe reguły reprezentacji spółki (np. reprezentacja dwuosobowa) mają zastosowanie także do likwidatorów. Kompetencje likwidatorów do reprezentowania i prowadzenia spraw spółki rozciągają się na wszystkie czynności likwidacyjne. Do czynności tych należy wszystko, co jest niezbędne do zakończenia bieżących interesów spółki, ściągnięcia wierzytelności, wypełnienia zobowiązań i upłynnienia majątku. Likwidatorzy mogą rozpoczynać nowe interesy tylko wówczas, gdy to potrzebne do ukończenia spraw w toku. Przykładowo, jeżeli spółka prowadząca działalność deweloperską znajduje się w likwidacji, to likwidatorom wolno dokonywać czynności związanych z zakończeniem trwającej inwestycji budowlanej. Nie mogą natomiast rozpocząć kolejnej.

Z perspektywy osób trzecich, czyli kontrahentów spółki z o.o. w likwidacji, istotne jest jednak, że powyższe ograniczenia likwidatorów nie wpływają na ważność dokonywanych przez nich czynności z osobami trzecimi. Oznacza to, że osoba trzecia, która zawiera umowę ze spółką z o.o. w likwidacji nie musi dokonywać oceny, czy dana czynność ma charakter likwidacyjny, a likwidator jest uprawniony do jej dokonania. Wyjątek stanowi sytuacja, w której osoba trzecia wie, że podejmowana czynność nie jest czynnością likwidacyjną, a mimo to dokonuje jej ze spółką (np. zawiera umowę-zlecenie na świadczenie usług marketingowych nowego projektu inwestycyjnego, wiedząc, że dana spółka nie będzie rozwijała tego projektu ze względu na trwająca likwidację). Regulacja szczegółowa dotyczy kompetencji likwidatorów w zakresie dysponowania przez nich w imieniu spółki w likwidacji jej nieruchomościami. Nieruchomości takie zbywa się jedynie w drodze publicznej licytacji. Likwidatorzy mogą także sprzedać nieruchomość z wolnej ręki, ale tylko na mocy uchwały wspólników wyrażającej zgodę na taką transakcję i po cenie nie niższej od oznaczonej w uchwale.

W stosunku wewnętrznym (likwidatorzy-wspólnicy) likwidatorzy są obowiązani stosować się do uchwał wspólników. Oznacza to, że nie wiążą ich polecenia wydawane przez pojedynczych wspólników. Natomiast likwidatorzy ustanowieni przez sąd są obowiązani stosować się jedynie do jednomyślnych uchwał wspólników oraz do uchwał podejmowanych przez osoby, które na skutek złożonego wniosku spowodowały ich ustanowienie przez sąd. Zarówno likwidatorzy powołani przez sąd, jak i przez wspólników, nie podlegają nadzorowi sądu. Organ ten nie może wydawać zaleceń likwidatorom i nie jest uprawniony do ograniczania zakresu dokonywanych czynności likwidacyjnych.

Zgłoszenie do KRS

Otwarcie likwidacji spółki z o.o. należy zgłosić w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Do dokonania zgłoszenia zobowiązany jest każdy z likwidatorów i może to uczynić samodzielnie, bez względu na zasady reprezentacji obowiązujące w spółce. Zgłoszenia należy dokonać na urzędowym formularzu KRS-Z61 wraz z załącznikami KRS-ZR, KRS-ZK oraz KRS-ZL (ostatni – o ile w spółce powołany był prokurent). Aktualne formularze w formie elektronicznej udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości na stronie www.ms.gov.pl. Do wniosku dołącza się uchwałę zgromadzenia wspólników o rozwiązaniu spółki objętą aktem notarialnym oraz notarialnie poświadczone wzory podpisów likwidatorów. Dołączenie wzorów nie jest konieczne, jeżeli osoby pełniące tę funkcję składały do akt rejestrowych swoje wzory podpisów już wcześniej, np. w związku z zasiadaniem w zarządzie likwidowanej spółki. Do zgłoszenia należy również dołączyć, na odrębnej karcie, adresy likwidatorów, a także wskazać sposób reprezentacji spółki, nawet jeżeli nie uległ zmianie. Do zgłoszenia kierowanego do sądu rejestrowego załączyć należy wnioski aktualizacyjne do urzędu skarbowego (NIP 2, VAT R), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS ZPA) oraz urzędu statystycznego (RG 1). Wszelkie dokumenty składa się w oryginałach lub notarialnie uwierzytelnionych kopiach, poza pełnomocnictwem procesowym, którego kopia może być poświadczona za zgodność przez działającego w sprawie radcę prawnego albo adwokata.

Koszty sądowe zgłoszenia otwarcia likwidacji do KRS wynoszą 250 złotych za wpis zmian w rejestrze oraz 250 złotych za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Ogłoszenie w MSiG zawiera informację o powzięciu uchwały o rozwiązaniu spółki, a jednocześnie może obejmować wezwanie wierzycieli do zgłaszania roszczeń w terminie 3 miesięcy od daty ogłoszenia. Obu opłat dokonuje się na konto właściwego sądu rejestrowego (można je znaleźć na jego stronie internetowej). Jeżeli zgłoszenia w imieniu spółki dokonuje pełnomocnik, to trzeba również uiścić opłatę skarbową od składanego pełnomocnictwa w wysokości 17 zł, przelewem na rachunek urzędu gminy właściwego ze względu na siedzibę sądu rejestrowego.

Sprawozdania finansowe

Kodeks spółek handlowych nakazuje likwidatorom przygotowanie bilansu likwidacyjnego, znanego również jako bilans otwarcia likwidacji. Należy go sporządzić w ciągu 15 dni od zajścia przyczyn likwidacji i najwcześniej na dzień jej otwarcia (także w przypadku, kiedy mamy do czynienia z zaplanowaną likwidacją, w której zajście przyczyny rozwiązania, np. uchwała wspólników o rozwiązaniu, jest znane dużo wcześniej). Przepisy k.s.h. nie wymagają sporządzania wraz z bilansem likwidacyjnym rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Jednakże zgodnie z ustawą z 19 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223) konieczne jest sporządzenie pełnego sprawozdania finansowego, podpisywanego przez likwidatorów. Jednocześnie konieczne jest sporządzenie inwentaryzacji na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji. Do bilansu likwidacyjnego należy przyjąć wszystkie składniki aktywów spółki według ich wartości zbawczej. Oznacza to – według ustawy o rachunkowości – cenę sprzedaży netto możliwą do uzyskania, nie wyższą od cen nabycia danych składników albo kosztów ich wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Bilans otwarcia likwidacji trzeba przedłożyć zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia, a 15 dni przed zgromadzeniem udostępnić go wspólnikom do wglądu. Następnie musi zostać podpisany przez wszystkich likwidatorów i złożony do akt rejestrowych spółki w KRS.

Kodeks spółek handlowych nie wspomina o bilansie przedlikwidacyjnym, obejmującym okres od początku roku obrotowego, w którym otwarto likwidację, do dnia poprzedzającego owe otwarcie. Wymóg sporządzenia tego bilansu wynika jednak z ustawy o rachunkowości. Jeżeli likwidacja trwa dłużej niż rok, likwidatorzy powinni w terminie trzech miesięcy po upływie każdego roku obrotowego przygotować sprawozdanie ze swojej działalności oraz roczne sprawozdanie finansowe i złożyć je przed upływem kolejnych trzech miesięcy zwyczajnemu zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia. Znajdą tu zastosowanie przepisy dotyczące zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zgodnie z którymi należy m.in. podjąć uchwałę w przedmiocie udzielenia absolutorium likwidatorom (art. 231 par. 2 ust. 3 k.s.h.).

Upadłość rządzi się swoimi zasadami

Jeżeli w toku postępowania likwidacyjnego spółki z o.o. wystąpi jedna z podstaw ogłoszenia upadłości, tj. spółka nie będzie wykonywać swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych lub suma jej zobowiązań przekroczy wartość majątku spółki, likwidatorzy powinni złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości. Obowiązek ten spoczywa na każdym z likwidatorów, bez względu na obowiązujące zasady reprezentacji. Wniosek powinien być zgłoszony w terminie dwóch tygodni od wystąpienia podstawy do ogłoszenia upadłości. Zaniechanie może tu skutkować osobistą odpowiedzialnością majątkową likwidatorów wobec wierzycieli, którzy nie uzyskają zaspokojenia z majątku spółki, a także odpowiedzialnością karną.

Zaspokojenie wierzycieli

Likwidatorzy są zobowiązani z mocy ustawy do ogłoszenia o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji. Ogłoszenie powinno zawierać wezwanie wierzycieli spółki do zgłaszania wierzytelności w terminie trzech miesięcy od daty publikacji, dokonywanej w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a dodatkowo także w inny sposób, o ile przewidziano go w umowie spółki. W tym celu należy złożyć wniosek w punkcie przyjmowania ogłoszeń (ich adresy dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości). Publikacja związana jest z opłatą, której wysokość zależy od objętości ogłoszenia. Jeżeli nie wszyscy wierzyciele zgłosili się do spółki po odbiór wierzytelności, ta powinna złożyć sumę potrzebną do zaspokojenia ich wierzytelności do depozytu sądowego. Podobnie należy uczynić w przypadku należności, które nie są jeszcze wymagalne albo są sporne. Jeśli wierzyciel nie był spółce znany i zgłosił się do niej po terminie wskazanym w ogłoszeniu, może żądać zaspokojenia swoich roszczeń, ale jedynie z majątku spółki, który nie został jeszcze podzielony.

Zakończenie

Przed zakończeniem likwidacji konieczne jest sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający podział pomiędzy wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli. Sprawozdanie to umożliwia wspólnikom m.in. ustalenie, czy likwidacja spółki przebiegła prawidłowo. Winno z niego wynikać, czy spieniężenie majątku zostało zakończone, a zobowiązania pieniężne wykonane. Sprawozdanie likwidacyjne składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Należy przy tym pamiętać, że roczne sprawozdanie finansowe nie może zastąpić likwidacyjnego.

Sprawozdanie likwidacyjne należy ogłosić w siedzibie spółki, a po jego zatwierdzeniu przez nadzwyczajne zgromadzenie wspólników – złożyć sądowi rejestrowemu wraz z wnioskiem o wykreślenie z rejestru przedsiębiorców. Zgłoszenie do sądu może zostać dokonane także w sytuacji, gdy zgromadzenie wspólników zwołane w celu zatwierdzenia likwidacyjnego sprawozdania finansowego nie odbyło się z powodu braku kworum. Wniosek o wykreślenie spółki składa się na urzędowym formularzu KRS X2. Z chwilą wykreślenia z rejestru następuje rozwiązanie spółki. Traci ona osobowość prawną oraz zdolność prawną i przestaje istnieć. Likwidator zawiadamia o dokonanym rozwiązaniu także właściwy urząd skarbowy, przekazując mu odpis sprawozdania likwidacyjnego.

Wspólnicy mogą, poza pewnymi wyjątkami, aż do dnia złożenia wniosku o wykreślenie spółki z rejestru, zdecydować o dalszym istnieniu spółki, uchylając likwidację. Aby tego dokonać, konieczne jest podjęcie jednomyślnej uchwały. Uchwała ta może zostać podjęta w zwykłej formie pisemnej, na zgromadzeniu wspólników lub w trybie obiegowym.

Podział pozostałego majątku

W trakcie likwidacji nie można wypłacać wspólnikom zysków, w tym zaliczek na poczet zysków, ani dokonywać podziału majątku spółki. Majątek pozostały po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli wolno podzielić najwcześniej po upływie sześciu miesięcy od opublikowania wezwania do zgłaszania wierzytelności. Podział poprzedzony jest sporządzeniem sprawozdania likwidacyjnego i dokonywany pomiędzy wspólników proporcjonalnie do ich udziałów. Umowa spółki może tu jednak wprowadzać inne zasady. Wspólnik, który w ramach podziału otrzymał przypadającą na niego część majątku, nie jest zobowiązany do jej zwrotu, gdy do spółki po terminie wynikającym z ogłoszenia zgłosi się nieznany jej wcześniej wierzyciel.

W praktyce może się zdarzyć, że dopiero po zakończeniu postępowania likwidacyjnego i po wykreśleniu spółki z rejestru przedsiębiorców zostaje ujawniony jakiś jej składnik majątkowy, który nie został zbyty w toku likwidacji. Jest to majątek polikwidacyjny. W takiej sytuacji dopuszczalne jest ustanowienie przez byłych wspólników lub sąd likwidatora w celu dokończenia likwidacji, czyli dokonania sprzedaży ujawnionego majątku i rozdysponowania uzyskanej kwoty na rzecz wierzycieli spółki lub wspólników (uchwała Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2007 r., sygn. III CZP 143/06).

Przechowywanie dokumentów

Po zakończeniu likwidacji likwidatorzy powinni przekazać dokumenty rozwiązanej spółki na przechowanie. Osobę, która się tym zajmie, wskazuje uchwała zgromadzenia wspólników lub umowa spółki. Jeżeli nikt taki nie został przez wspólników wyznaczony, wskazuje go sąd rejestrowy. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów wynika z właściwych przepisów (np. zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe należy przechowywać 5 lat).

08/21/2012 | Autorzy: Patricia Elbers associate w kancelarii prawnej Jara & Partners Sp. k. w Warszawie, Marcin Chomiuk radca prawny w kancelarii prawnej Jara & Partners Sp. k. w Warszawie | Źródło: Dziennik Gazeta Prawna artykuł z dnia 21.08.2012